Kvalitná asistentka je diamantom firmy. Aká je naplň práce asistentky?

Náplň práce asistentky alebo prečo byť len asistentkou, ktorá varí kávu, zakladá v kancelárii dokumenty, upratuje šéfovi stôl či organizuje termíny v kalendári. Čo teda obnáša náplň práce asistentky? Nestojte len pri kopírke. Čo tak byť plnohodnotnou modernou office manažérkou a zvýšiť svoju profesijnú hodnotu? Variť kávu či robiť niečo viac? Asistentka, office manažérka, sekretárka, back office pracovníčka. Nech to pomenujeme akokoľvek, stále sa vlastne točíme okolo jedného a toho istého. Náplň práce sa môže, prirodzene, líšiť v závislosti od typu, chodu a požiadaviek firmy, avšak základňa ostáva. 

aká je náplň práce asistetnky

1. Písomný a hovorený prejav

Nech si otvoríte akúkoľvek ponúkanú pracovnú ponuku asistentky, v požadovaných vlastnostiach či v kolónke “náplň práce asistentky” určite nájdete “písomný a hovorený prejav na vysokej úrovni”. Zdvíhaniu telefónov, posielaniu mailov či písomných dokumentov sa preto určite nevyhnete. Všetko to vyžaduje komunikáciu na vysokej úrovni a o gramatickej korektnosti ani nehovoríme.

náplň práce asistetnky pisomný prejav
Nezabúdajte aj na to, že k prirodzenej verbálnej komunikácii patrí aj komunikácia neverbálna, čiže mimika a gestá. Tá dokáže vypovedať veľa o Vašich pocitoch, emóciách či myšlienkach. Dbajte preto aj na reč tela či už pri uvítaní obchodných partnerov alebo na pracovných poradách, pretože z nej človek dokáže vyčítať viac, ako si len myslíte. Vedeli ste, že nadpolovičná časť informácií je neverbálna? Naučte sa viac o tom, ako komunikovať prostredníctvom reči tela. 

2. Administratíva ako základňa náplne práce asistentky

Kde bolo tam bolo, povedal raz šéf: ,,Do zajtra potrebujem mať hotovú cenovú ponuku a o 2 hodiny nahodenú databázu zákazníkov za minulý týždeň v Exceli !” Administratíva je základňa. Veci tohto a podobného typu by mali byť hračkou pre každú asistentku a zručnosti v office balíčku (word, excel, power point) sú samozrejmosťou.

Preklopiť však toto všetko do cloudových aplikácií šetrí Váš čas a zvýši efektívnosť práce. Výhodou je napríklad spolupráca viacerých ľudí na jednom dokumente, okamžitá spätná väzba priamo v dokumente či pripomienky nariadených ihneď k dispozícii. Zápisy z meetingov alebo pracovných porád nemusíte dodatočne rozposielať, pretože sú kedykoľvek dostupné. Ak strávite celé hodiny na konkrétnom dokumente, nemáte strach o nečakané vymazanie.

náplň práce asistetnky základ administratívy
Dnešné možnosti cloudových aplikácií môžete využívať aj vďaka synchronizácii Vášho smartfónu s počítačom. Zvládanie viacerých činností naraz a zaplnený diár je prirodzenou súčasťou náplne práce asistentky. Svoju prácu tak dokážete jednoducho vykonávať aj popri vybavovaní iných vecí, napriek tomu, že práve nesedíte za notebookom alebo nie ste v kancelárii.

3. Logické myslenie

Predvídať predvídať a ešte raz predvídať. Okrem toho, že ste pravou rukou svojho nadriadeného, vyžaduje sa od Vás prirodzené logické myslenie. Ak Vám v kalendári svieti na nasledujúci deň naplánované stretnutie, opýtajte sa šéfa, či máte na zajtra nachystať na nejaké občerstvenie. Plánujete mu stretnutie? Keď vidíte v diári, že konkrétny deň je dosť vyťažený, diplomaticky dohodnite stretnutie na iný deň.

náplň práce asistetnky flexibilita

4. Flexibilita a zodpovednosť 

Práca asistentky určite nie je jednou z tých stereotypných činností. “Neviem čo bude o 10 minút” je asi typická fráza, ktorá vystihuje náplň práce asistentky. Ak ste človek, ktorému stereotyp v práci vyhovuje, táto pozícia pre vás vhodná zrejme nebude. Áno, všetko závisí od typu firmy či konkrétnej náplne práce asistentky. Avšak riadenie vlastného času, samostatnosť a zodpovednosť sú vlastnosti, ktoré sú pri tejto práci nevyhnutné.

5. Profesionálna náplň práce asistentky

Asistentka či office manažérka vystupuje v roli reprezentatívnej. Pri kontakte s ľuďmi podáva obraz nie len o sebe, ale aj o danej spoločnosti. Príjemné vystupovanie a profesionalita sa očakáva v každej situácii a k profesionalite patrí aj vhodné oblečenie. Nie len neverbálna komunikácia, ale aj oblečenie dokáže rozprávať za Vás.

Biznis dress code má svoje pravidlá a je úzko späté s termínom – vkus. Pozor však na výstrednosti, prehnanú extravagantnosť a to isté platí aj v prípade vizáže.

náplň práce asistetnky profesionálka
náplň práce asistetnky marketing

6. Marketing ako súčasť náplne práce asistentky

Náplň práce asistentky, najmä tej modernej, by mala okrem klasickej administratívnej činnosti pozostávať aj zo starostlivosti o firemný Facebook či písania blogov na webe. Dnešná doba si to doslova pýta. Ide o formu komunikácie a prezentácie firmy, alebo inak povedané – administratíva preklopená do online sveta

Pravidelné príspevky na firemnom Facebooku, odpisovanie na komentáre ľudí, publikovanie blogov na webovej stránke. To všetko podporuje silu vašej “značky” a pomáha pri budovaní a upevňovaní vzťahov so zákazníkmi, či už stálymi alebo potencionálnymi. Prečo sa marketing prirovnáva k srdcu firmy? Má po ňom firma siahať, až keď má problémy? Prečítajte si viac. 

7. Dobrý vzťah so šéfom – obojstranný

V neposlednom rade sa dotkneme aj témy vzťah asistentka – šéf. Bez vzájomnej súladnosti a fungovaní na “jednej vlnovej dĺžke” to zaručene nepôjde.

náplň práce asistetnky dobry vzťah
Vy ste tá, ktorá častejšie budete musieť ustúpiť a akceptovať veci, s ktorými sa nie vždy stotožníte. Aj to má však svoju hranicu a netvrdíme, že máte so sebou nechať zametať.
Pokiaľ chcete, aby vám to v práci klapalo a odrazilo sa to na kvalitne odvedenej práci, neberte to na ľahkú váhu. Jasné, všetko chce svoj čas a funguje to podobne, ako pri budovaní akýchkoľvek vzťahov v reálnom živote. Vychytať muchy, akceptovať ich, prispôsobiť sa a nájsť kompromisy.
náplň práce asistetnky podme pracovať

Ukáž, že v rámci náplne práce asistentky dokážeš ďaleko viac, ako len to, čo sa od klasickej asistentky očakáva. Prines do firmy nové spôsoby, ako pomôcť pri získavaní nových zákazníkov.

Prihlás sa na náš rekvalifikačný kurz Moderná asistentka a staň sa profesionálkou a spravuj biznis záležitosti na inej úrovni. Ak sa chystáte na pohovor, uistite sa, že ste dostatočne pripravení. Nepohorte zbytočne na maličkostiach. vyťažte zo seba maximum a prezentujte svoje vlastnosti na kvalitnej úrovni. Ako sa správne pripraviť na pohovor? Máte s touto oblasťou skúsenosti?

Napíšte nám do komentárov pod článkom, v prípade ak váš článok zaujal, zdieľajte.